Mieti, mitä tilaat, sillä sitä saat... Referenssit vähentävät epävarmuutta ja riskiä
Hankintalaki on luotu, jotta julkinen sektori hankkisi kokonaistaloudellisesti järkeviä ratkaisuja. Usein, etenkin yksinkertaisia käyttötuotteita hankittaessa, hinta näyttelee pääroolia. Mitä vaikeampi ja kompleksisempi hankinta on kyseessä, sitä vähemmän hinnan tulisi ohjata hankintaa. Vaan miten laatua voidaan saada mukaan kuvioon?
Jokainen meistä tietää, että laadun ostaminen ei aina ole helppoa. Ongelmaksi muodostuu laadun määrittäminen ja vertaileminen.
Juristin neuvo hankintaprosessissa on lähteä liikkeelle tarpeesta: mitä ollaan hankkimassa ja minkälainen tuote tai palvelu täyttää tämän tarpeen. Tätä aukikerimällä pitäisi laadun määritelmänkin selvitä.
Esimerkiksi lääkeannostelupalvelua hankittaessa tarve voi olla monenlainen. Hankkija voi haluta nostaa lääkehoidon laatua. Toinen hankkija haluaa sujuvoittaa kotihoidon työprosesseja. Kolmas haluaa tehdä lääkejakelusta jäljitettävän ja läpinäkyvän. Neljäs hamuaa kustannustehokkuutta ja viides haluaa purkaa työvuorojen ruuhkahuippuja.
Kilpailutuksessa nämä tarpeet muodostavat kaiken perustan. Mitä selvemmin tarve on kirjoitettu tarjouspyyntöön, sitä todennäköisemmin saadaan tarjouksia, jotka vastaavat tarpeeseen.
Terveysteknologian markkinat kehittyvät huimaa vauhtia. Tarjolle tulee uusia palveluita ja ratkaisuja jatkuvasti. Osa näistä on kypsempiä, valmiimpia, osa vasta idea-asteella, jolloin hankkijasta tulee osa tuotekehitysorganisaatiota. Se tuskin lienee minkään vaikuttavuutta hamuavan hankintaorganisaation tavoitteena, päinvastoin.
Miten sitten voi varmistua siitä, että hankkii toimintavarman ratkaisun? Pyytämällä referenssejä.
Referenssien pyytäminen on täysin hankintalain hengen mukaista (kts. hankintalaki 10. luku 86§). Referenssien avulla hankkija voi varmistua siitä, että toimittaja on kelpoinen ja kykenevä. Referensseillä osoitetaan hankinnan vaatima tekninen suorituskyky ja ammatillinen pätevyys sekä kokemus sopimuksen täyttämiseksi. Tätä joko on tai ei ole – jolleivat referenssivaatimukset täyty, tarjousta ei hyväksytä mukaan kilpailuun.
Toki laatua voidaan hankkia myös asettamalla tarjoajille tiettyjä kelpoisuus- ja soveltuvuusehtoja, jotka sulkevat sen osan tarjoajista kilpailun ulkopuolelle, joilla nämä ehdot eivät täyty. Laatua voidaan tavoitella myös määrittämällä hankittavalle tuotteelle tai palvelulle tietty vähimmäistaso. Laatua voidaan ottaa huomioon myös vertailussa antamalla laadulle enemmän pisteitä. Laatu voidaan huomioida myös voittajan kanssa solmittavassa hankintasopimuksessa asettamalla sanktioita, mikäli tietyt laatumääritykset eivät toteudu sopimuksen edellyttämällä tavalla.
Laadun hankkimisessakin kaikki lähtee hankinnan tarpeesta. Mitä ollaan hankkimassa ja mikä tarve hankinnalla täytetään. Ollaanko enemmän kiinnostuneita laitteen toiminnallisuuksista vai palvelukokonaisuuden luotettavuudesta ja toimintavarmuudesta? Vaikuttavuuden näkökulmasta on selvää, että jälkimmäiselle tulisi antaa enemmän painoarvoa.
Vaikuttaa siltä, että hankinnatkin ovat viestintää. Mitä selkeämmin saadaan kuvattua se, mitä ollaan hankkimassa ja mitä niiltä edellytetään, sitä osuvampia tarjouksia voidaan saada. Kuulostaa yksinkertaiselta, mutta kokemukset hankintaprosesseista kertovat ihan jotain muuta.
Terveysteknologian ostaminen ei ole helppoa, myönnetään. Uusia ratkaisuja tulee lähes päivittäin ja jokainen ratkaisuntarjoaja pyrkii korostamaan oman ratkaisunsa uniikkeja ominaisuuksia. Vertailtavuudesta tulee vaikeaa.
Hankintalaki lähtee siitä, että hankinnassa ratkaistavien asioiden on oltava mukana tarjouspyynnössä. Miten siis laaditaan tarjouspyyntö, jossa on mukana kaikki hankinnan vaatimukset ja vertailuperusteet, ja jonka tuloksena saadaan hyvä lopputulos?
Referenssien käyttö taitaa olla aika perusteltua.